Blog

Prosessien kehityksen tärkeimmät pointit (Lean)


image not found

Lean on filosofiaa ja ajattelua, ei työkaluja

Lean-kehitys on tällä hetkellä kovin trendikästä ja hyvä niin. Lean-menetelmät tarjoavat paljon hyviä työkaluja, mutta ennen kaikkea erinomaista filosofiaa organisaatioden toimintakulttuureihin. Valitettavan usein filosofia ohitetaan kovin kevyesti tai jopa unohdetaan. Lean on 80%:sti ajattelua, asennetta eli johtamista ja 20%:sti menetelmiä. Alla mielestäni tärkeimmät näkökohdat, jos haluat onnistua prosessien kehittämisessä.

Ihminen on keskiössä

Prosessi toimii kuten ihminen toimii. Miten tilaus kirjataan järjestelmään niin, että se palvelee asiakasta? Miten suunnitteluprosessi aloitetaan niin, että se palvelee asiakasta? Mikä on hankintaprosessissa oleellisinta niin, että se palvelee asiakasta. Miten tuote valmistetaan siten, että se palvelee asiakasta. Kaikkien näiden kysymysten ja siitä seuraavien toimintojen takana on ihminen. On aivan sama millainen prosessikaavio on piirretty tai millainen on toiminnanohjausjärjestelmä, jos yksittäinen ihminen syöttää sinne tiedot miten sattuu ja milloin sattuu – jokainen omasta näkökulmastaan tietysti järkevimmällä tavalla. Prosessien kehityksessä on siis oleellisinta ymmärtää, että kyse on yksittäisten ihmisten käyttäytymismallien ja ajattelin muutoksesta.

”Me emme pysty ratkaisemaan ongelmia samalla ajattelulla, jolla olemme ne luoneet” – Albert Einstein

Ihminen luonnostaan haluaa vastustaa muutosta – varsinkin, jos muutos ei lähde hänestä itsestään. Haluamme pitää kiinni vanhasta, koska meille on tärkeää

  • onnistuminen (jos mikään ei muutu, onnistunen työssäni varmimmin)
  • ennustaa (jos mikään ei muutu, tiedän mitä huominen tuo tullessaan)
  • säilyttää kasvomme (jos mikään ei muutu, minun ei tarvitse paljastaa itsestäni mitään uutta)

Kun prosesseja lähdetään kehittämään, on johtamisessa ja esimiestyössä otettava huomioon yllä mainitut ihmisen luonnolliset tarpeet. Esimiehen tehtävänä on auttaa alaisiaan menemään epämukavuusalueelle sopivasti ja pyrkiä luomaan ryhmälleen koherenssin tunne. Tässä tärkeintä on kaikkien ihmisten vahva osallistaminen (tai ainakin antaa mahdollisuus osallistua) ja psyykkinen joustavuus eli on oltava valmis muuttamaan omia näkökantojaan tilanteen niin vaatiessa. Tämä siksi, että valta on aina ryhmällä. Olemassa oleva toimintakulttuuri on nykyisen työyhteisön luoma ja kuvastaa sen arvoja syvimmillään – sitä ei voimalla eikä väkivallalla muuteta!

Luonnollisesti ihmisten osallistaminen, johtaminen sekä ryhmädynamiikka ovat Hyvinvoinnin Suurlähettiläiden prosessien kehityshankkeiden keskiössä.

Yhdessä kohti asiakasta

Lean-filosofian ydin on asiakkaassa. Kaikki mahdollinen karsitaan, jolla ei luoda asiakkaalle arvoa. Tähän esimerkiksi arvovirtakartoitus (VSM) on erinomainen työkalu, kunhan se tehdään tarpeeksi käytännöllisellä ja tarkalla tasolla niiden ihmisten toimesta, jotka oikeasti toteuttavat kyseessä olevaa prosessia. Asiakasajattelun keskiössä on ymmärtää kaikki hukat asiakkaan näkökulmasta. Voit vaikka ajatella, miltä toiminta näyttää asiakkaan silmin, jos he seuraisivat oman tuotteensa valmistumista 24/7 tilauksesta toimitukseen. Montako prosenttia ajasta asiakas katsoisi tilannetta, jossa ei tapahdu yhtään mitään?

Urheilussa viestijuoksu on tyypillisesti hyvä esimerkki tavoiteltavasta prosessista. 4x100m:n viestissä virtausyksikkö viedään prosessin läpi 37 sekunnissa – yhdessä nopeammin kuin kukaan ikinä yksin voisi viedä. Työyhteisön viestissä voi olla niin, että viestin ensimmäiset viejät kantavat aivan liian isoa määrää viestikapuloita. Osa kapuloista on hyvinkin puutteellisia eikä aloittaessa ole ihan varmaa onko kyseessä 4x100m, 4x400m vai peräti keihäänheitto. Jotain kapulalle kuitenkin olisi tehtävä ja äkkiä, koska halutaan että resurssi ei ole jouten. Kiireessä muutama kapula tuppaakin tippumaan ja tuomarit pääsevät selvittämään hylätäänkö suoritus kokonaan vai katsotaanko sormien lävitse. Kun tulee kapulan vaihdon aika, vaihtoalueella ei näykään ketään. Vaihtoalueella tosin kapuloita on jo useampiakin. Puhelimitse selveää, että seuraava viestin viejä onkin kuulantyöntöpaikalla. Ei se mitään haittaa, kapulat voi jättää vaikkapa stadionin ulkopuolelle. Tästä tosin ei kerrota muille, kyllä joku niiden matkaa jossain vaiheessa varmaan jatkaa. Ei tämä ehkä kaikkein järkevin toimintamalli ole, mutta näin usein jopa halutaan toimia. Tavoite työelämässä ei ole juosta nopeammin, vaan oppia kävelemään lyhyempi matka. Tätä olisi just-in-time.

Yksinkertaista ja visuaalista

Kolmas tärkeä näkökulma Lean-ajattelussa on yksinkertaisuus ja visuaalisuus. Tyypillisimmillään Lean-kehitystoimenpide ei maksa mitään – se on toimitapamuutos, jonka tekijät itse oivaltavat kehitysprossin aikana. Muutoksia tulee tyypillisesti paljon ja oleellista onkin, että visualisointia käytetään mahdollisimman paljon. Esimerkki voidaan ottaa taas urheilusta, vaikkapa jalkapallosta (Jidoka). Tilaus-/toimitusketjussa joukkue on koottu ympäri organisaatiota esimerkiksi myynnistä, suunnittelusta, hankinnasta, logistiikasta ja valmistuksesta. Riittääkö voittoon se, että valmistuksen hyökkääjän taitotaso on huippuluokkaa tai hankinnan keskikentällä on voimaa ja nopeutta? Ilman taitoa, nopeutta ja voimaa ei jalkapallossakaan pärjätä, mutta niillä ei tee mitään, jos pelaajat eivät hahmota koko kenttää ja tilanteita siellä. Väitän, että menestyvässä jalkapallojoukkueessa jokainen pelaaja näkee koko ajan ja joka paikasta:

  • Koko kentän, pallon ja maalin
  • Joukkuetoverit ja vastapuolen pelaajat
  • Maalitilanteen ja jäljellä olevan peliajan

Jokainen myös kuulee joukkuetovereiden huudot sekä yleisön kannustuksen. Eli kokonaiskuva on kaikilla tiedossa ja sen perusteella yhdessä tehdään maali. Virheen sattuessa tuomari puhaltaa pilliin – peli pysähtyy sekunnissa, toimintasuunnitelma luodaan muutamassa sekunnissa, jonka jälkeen peli taas jatkuu täysillä. Mitenkäs sitten työelämässä?

Valitettavasti kokonaiskuvan luominen esimerkiksi läpi koko tilaus-/toimitusketjun ei ole helppo tehtävä. Työelämän jalkapallokenttä voi olla täynnä pieniä telttoja, joissa jokaisessa pelataan omaa pienpeliä useilla palloilla yhtä aikaa. Lopulta pallo potkaistaan teltasta ulos, ja uskotaan jonkun vievän palloa maalia kohti – kohti omaa tai vastustajan maalia. Ei niin väliä kumpaa maalia kohti pallo on menossa, kunhan se ei omaan teltaan osu.

Haluatko lähteä pohtimaan kuinka yhdessä kehittäisimme teidän prosessejanne – otahan yhteyttä!

– Markku –


Leave a comment

Your email address will not be published.

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.