Ryhmän ajanhallinta. Mihin sinun ja ryhmäsi aika kuluu?

Kirjoitettu 26.02.2013

Päivitetty 15.11.2023

Perustehtävään olen viitannut monessakin kirjoituksessani aiemmin. Perustehtävä tai tarkemmin ryhmän kaksoistavoite, johon perustehtävä kuuluu, on mielestäni yksi ryhmädynamiikan tärkeimmistä ilmiöistä. Perustehtävän ymmärtäminen on tärkein elementti hyvään ryhmän ajanhallintaan. Tätäkin asiaa voidaan lähestyä joko itsensä johtamisen, parisuhteen, lasten kasvatuksen, koiran koulutuksen, ryhmänjohtamisen tai organisaatioiden johtamisen näkökulmasta – periaatteet ovat ihan samanlaisia ja yhtä tärkeitä. Sekoittelenpa tällä kertaa näitä näkökulmia pitkin tarinaa.

Ryhmän ajanhallinta ja energia jakaantuvat aina kahteen osaan

Aloitetaanpas Rovion Esan kaksoistavoitteen määritelmästä: ”Kaksoistavoite on erottamaton kokonaisuus. Tehtävän suorituksen tehokkuus riippuu ryhmän koossa pysymisestä ja kiinteydestä eli tunnetavoitteen saavuttamisesta. Kiinteys puolestaan riippuu osaltaan keskinäisistä suhteista, osaltaan siitä, kuinka tyytyväisiä jäsenet ovat ryhmän tehtäväsuoritukseen. Ryhmätyön tehtävänä on pitää yllä tasapainoa tehokkuuden ja kiinteyden välillä.” Toisin sanoen ryhmän energia jakaantuu aina kahteen tehtävään – sekä perustehtävän suorittamiseen eli asiatavoitteen täyttämiseen että ryhmän koossa pysymiseen eli tunnetavoitteen täyttämiseen. Näiden prosentuaalinen suhde vaihtelee erittäin monen tekijän heiluttamana ollen kuitenkin aina summana 100%. Eli ryhmän johtajan tehtävä on itse asiassa varsin helppo – tehtävänä on vain minimoida ryhmäläisten panostus tunnetavoitteen täyttämiseen. Piilee tässä tosin vielä toinenkin sudenkuoppa. Jos ryhmäläiset saadaankin keskittymään maksimaalisesti perustehtävän toteuttamiseen, niin onko selvää, että kaikilla on samanlainen näkemys siitä, mikä on perustehtävä? Meillä jokaisella kun on se oma näytelmä päässämme menossa.

Ryhmän kehitysvaiheen ymmärtäminen tärkeää

Mitkä asiat vievät ryhmäläisten panostusta tunnetavoitteen täyttämiseen? Merkittävin tekijä on ehkäpä ryhmän kehitysvaihe. Ryhmän kehitysprosessi vaatii omat kirjoituksensa, mutta kopasenpa lyhyesti. Prosessi voidaan jakaa muotoutumisvaiheeseen, kuohuntavaiheeseen, normittamisvaiheeseen ja toteuttamisvaiheeseen. Prosessihan on dynaaminen eli hyvinkin pienet asiat saattava heittää ryhmän vaiheesta toiseen joko eteen- tai taaksepäin. Ellei ryhmä ole toteuttamisvaiheessa, ryhmäläisten energiaa menee esimerkiksi seuraaviin pohdintoihin: olenko hyväksytty tässä ryhmässä, mikä on valta-asemani ja valtasuhteeni ryhmän sisällä, mitkä tämän ryhmän säännöt ovat (miten voin käyttäytyä, puhua,…), mikä on johtajan rooli minun mielestäni ja onko se sama toisen ryhmäläisen mielestä? Lista olisi loputon.

Luottamusta tarvitaan

Riippuen ryhmän kehitysvaiheesta sekä ryhmän sisältä että ulkoa tulevat ”häiriöt” voivat helposti kääntää kupin niin, että tunnetavoitteen täyttäminen onkin pääasia. Ryhmän sisältä tulevat ”häiriöt” voivat olla esimerkiksi jonkun jäsenen vallan tavoittelemista siten, ettei se muille ryhmäläisille sovi. Ulkopuolelta tulevat häiriöt kohdistuvat oman kokemukseni perusteella enimmäkseen ihmisten luottamuksen tunteeseen. YT-neuvottelut ovat hyvä esimerkki ryhmän ulkopuolisesta häiriötekijästä, joka voi nopeasti kääntää ryhmän suorittamaan tunnetavoitetta. Ihmiset kokevat luottamuksen yritykseen ja johtoon horjuvan ja jokainen ryhmäläinen alkaa toimia oman pään sisäisen näytelmänsä mukaan. Joku alkaa pelätä työpaikkansa puolesta ja ryhtyy paiskimaan hommia apinan raivolla. Toinen näkee tämän mielistelynä ja kokee tarpeelliseksi keskustella asiasta työkaverin kanssa. Kolmatta taas ärsyttää, kun huomaa kahden käyvän keskinäistä dialogia, eikä ymmärrä, miksi hommia ei tehdä normaalisti. Summa summarum – ryhmä todennäköisesti heilahti kuohuntavaiheeseen ja prosentit kääntyivät vahvasti pois perustehtävästä.

Jos ryhmien vetäjät ja jäsenet tunnistaisivat nämä ilmiöt ja homma osattaisiin viheltää poikki oikeassa hetkessä, voisi ehkä olla pieni mahdollisuus onnistua yhdessä ryhmän kanssa palauttamaan tekeminen perustehtävän ääreen. Toinen nykyajan muoti-ilmiö, joka vaikeuttaa perustehtävässä pysymistä, ovat organisaatiomuutokset. Organisaatiomuutoksessa ihan tarkoituksellisesti heitetään suurin osa yrityksen ryhmistä kehitysprosessin alkuvaiheeseen. Eikä hirveän harvinaista ole, että monet uudet tehtävät ovat yleisesti työntekijöiden haettavissa, jolloin jo lähtökohtaisesti saadaan luotua vahvoja tunteita ryhmään kuulumisen ja valta-asetelmien tiimoilta. Väitän, ettei nykyisin moni organisaatio elä niin pitkään, että monikaan ryhmä pääsisi kehitysprosessissaan toteutusvaiheeseen, jolloin keskittyminen olisi etupäässä perustehtävässä. Ja sittenpä ihmetellään, miksi tekeminen on tehotonta ja kannattamatonta.

Yhteinen ymmärrys perustehtävästä

Palataanpas vielä perustehtävään ja sen yhteisesti ymmärtämiseen. Eipä ole yksi eikä kaksi ryhmää, joista näin jälkiviisaana voi todeta, että ryhmän jäsenet ovat suorittaneet täysin eri perustehtävää ja ryhmän ajanhallinta on priorisoitunut hyvin eri asioihin. Elikkäs ryhmän jäsenet ovat kyllä aidosti olleet perustehtävän äärellä, mutta ovat tehneet kuitenkin eri tehtävää ja tavoitelleet eri tavoitetta. Mielenkiintoista on, että asia usein tulee julkisesti esille esimerkiksi esiteltäessä projektin välituloksia, mutta kukaan ryhmäläinen ei ole huomannut tai ainakaan ymmärrettävästi saanut julkilausuttua, että sinähän tavoittelet ihan eri asiaa kuin minä. Esimerkiksi toisten perustehtävänä on säästää, toiset yrittävät tehdä laatua, osan perustehtävä on palvella asiakasta ja joku pitää henkilöstön hyvinvointia keskiössä. Kaikki ovat erittäin tärkeitä asioita, mutta silti ryhmän jäsenten näkemys tulisi olla yhtenäinen tai muuten ei saavuteta yhtäkään tavoitetta.

Perhe-elämää

Otanpas esimerkin vaihteeksi parisuhteesta. Eräänä sunnuntaiaamuna heräsin muuta perhettä aiemmin. Köllin vuoteessamme vaimon ja vauvamme vieressä. Ajattelin perustehtäväkseni sille aamulle juurikin köllimisen ja mieluusti vielä perheen parissa – olisi kiva jos vielä muutkin lapset kömpisivät herättyään sänkyymme. Vähän aikaa asiaa mutustelin ja totesin, että käynpäs vielä laittamassa maitovellin hautumaan, niin vaimon ei tarvitse heti herättyään nousta ylös. Näin tein ja paluumatkalla pyörähdin huussiin. Vessasta tultuani kömmin takaisin sänkyyn ja totesin, että vaimo olikin karannut aamupalan tekoon. Eipä siinä, vauva oli vielä vieressäni ja jospa vaimokin tulisi takaisin sänkyyn. Vähän aikaa kului ja vauvakin häippäsi sängystä (1v – osaa jo kävellä). Perustehtäväni oli siis kölliä sängyssä, joten jatkoin sitä sitten itsekseni hipelöiden mobiiliani. Pian vaimoni hieman takakireellä sävyllä ilmoitti, että voisinko tulla auttamaan aamupalan kattamisessa, jotta hän voi vaihtaa vauvalle vaipan. Toki oitis singahdin keittiöön ja vähän aikaa hääräsimme yhdessä, kunnes totesin vaimolleni, että eipä sinulla sitten ollutkaan kiire vauvan hoitoon.

Miksi minun piti tänne tulla – olisin siis halunnut pötkötellä sängyssä. Vastaukseksi sain, että vaimostani oli kummallista, kun minä en halua tehdä aamupalaa hänen kanssaan yhdessä. Olin vähän äimän käkenä, että hänhän itse ilmoitti tarpeensa mennä vauvaa hoitamaan ja minä tulin ritarillisesti mahdollistamaan tämän tehtävän, mutta sekään ei ollut hyvä ja riittävä. Siinä kohtaa vihellettiin pilliin ja pysähdyttiin pohtimaan mitä tapahtui. Minun perustehtävä oli viettää perheen yhteistä aikaa sängyssä. Vaimon perustehtävä oli puolestaan viettää perheen yhteistä aikaa keittiössä – aamupalaa yhdessä tehden. Molemmille olisi käynyt vallan mainiosti kumpikin perustehtävä, mutta kun sitä ei yhdessä sovittu ja ymmärretty, niin mitään tavoitetta ei saavutettu. Reflektoidessa nimittäin munatkin menivät liian koviksi. Kumpaakaan perustehtävää ei suoritettu ja lopulta perustehtävä jäi tunnetavoitteen täyttämisen alle.

Mitenkäs luonnossa?

Heitetäänpä tässä vielä toinen esimerkki eläinmaailmasta. Eläimiltä puuttuu aivoista ajatteleva osio, mikä se nyt olikaan. Tällöin päästään ehkä vähän helpommalla siinä, että tekeminen pysyy helpommin perustehtävässä vaikkapa metsästyskoiran kanssa. Väittäisin, että metsästyskoira keskittyy yleensä 100%:sti perustehtävän suorittamiseen, mutta mikä metsästyskoiran perustehtävä on? Se ei pitäisi olla metsästäminen ja saaliin tavoittelu. Suurimmalle osalle metsästyskoirista se silti on. Metsästyskoiran perustehtävä tulee olla isännän palveleminen aina ja jokaisessa tilanteessa. Seisovaa koiraa ei saa pois poron ajosta, jos tämä perustehtävä ei ole selvä tai pystykorvaa ei saa lopettamaan oravien haukkumista ellei se halua oma-aloitteisesti palvella isäntäänsä. Kyse ei ole tottelevaisuudesta, vaikka sitäkin tarvitaan, vaan kyse on siitä, että koira ymmärtää perustehtävänsä. Tämä oli ainakin oivallukseni, kun mietin miten joillakin arvostamillani koiran omistajilla koirat toimivat yleensä aina, eivätkä he välttämättä käytä esimerkiksi koiran tottelevaisuuskoulutukseen juurikaan aikaa.

-Markku-