Vinkit valmennuspalveluiden hankintaan
Kirjoitettu 10.11.2023
Tämä julkaisu auttaa sinua, kun valmennuspalveluiden hankinta on ajankohtaista organisaatioissasi tai teet valintaa eri palveluntuottajien välillä. Julkaisussa annetaan vinkkejä siihen, milloin valmennus on ajankohtainen ja kannattaako toimijaksi valita ulkopuolinen valmentaja. Lisäksi käydään läpi, mitä tarjouksessa kannattaa huomioida ja mikä on paras toimija juuri teidän organisaatiollenne. Lopuksi pohditaan, miten valmennuksen tavoitteet saadaan toteutumaan.
KUN AIKA ON HANKKIA VALMENNUSPALVELU
Tarve kehittämiselle ja valmennuspalveluille voi vaihdella paljonkin eri yrityksissä ja etenkin yritysten sisällä. Harva yritys kuitenkaan pystyy rehellisesti sanomaan, että mitään kehitettävää ei ole. Tarve saattaa yleensä nousta esiin, kun uusi strategiakausi alkaa ja usein myös uusi toimitusjohtaja tai henkilöstöjohtaja tunnistaa kehittämistarpeen ja lähtee viemään asiaa eteenpäin. Myös organisaatio- tai toiminnanohjausjärjestelmämuutoksen yhteydessä
valmennuksen aloittaminen on suositeltavaa. Muuten on vaarana, että organisaatio ei omaksu uusia toimintamalleja ja toiminta jatkuu vanhan, tutun kaavan mukaan. Valmennus saattaa olla ajankohtainen myös johtoryhmän tai muiden avainhenkilöiden kehittymisen tukemiseksi. Myös ryhmädynamiikan kehittämisen tai kriisiytyneen tilanteen avaamiseksi tarvitaan usein pidempikestoista valmennusta.
Kehittämistarve saattaa tulla esille myös henkilöstötutkimuksessa tai henkilöstö nostaa asian muuten esille. Tässä yrityksen johdon tulee olla herkällä korvalla. On hyvä kuunnella henkilöstöä ja pysähtyä miettimään asiaa. Missään tapauksessa asiaa ei pitäisi tyrmätä suoraan. Se, että asioita nostetaan esille, kertoo siitä, että yhteisiä asioita halutaan viedä eteenpäin. Kaikkea ei tietenkään voi eikä pidäkään toteuttaa, mutta organisaatio tarvitsee selkeän kehittämissuunnitelman, jossa tunnistettuja asioita viedään eteenpäin. Näin kaikille on selvää, milloin ja miten asioita viedään eteenpäin.
Toisinaan tarve tulee ulkopuolelta, esimerkiksi lakimuutoksen vuoksi, joka pakottaa yrityksen järjestämään tiettyyn aiheeseen liittyvää valmennusta. Usein tämä on kuitenkin hyvissä ajoin tiedossa, joten yritys ehtii valmistautumaan tähän hyvin. Joskus taas tilanne voi olla kriisiytynyt yrityksen sisällä esimerkiksi huonon työilmapiirin takia. Silloin on tarve puuttua nopeasti asiaan. Paras tilanne olisi tietysti se, että yritys tekisi tätä työtä ennaltaehkäisevästi, ettei tilanne pääse liian pahaksi. Vaikeat asiat eivät ajan kanssa parane – se on varma!
Perussääntönä voidaan pitää sitä, että osaamiseen ja kehittymiseen sekä työilmapiiriin ja kulttuuriin on hyvä panostaa pitkäjänteisesti ja säännöllisesti. Näin ylläpidetään osaamista ja mahdollistetaan kehittyminen sekä ennaltaehkäistään työyhteisön ongelmia. On kuitenkin parempi keskittyä yhteen valmennukseen kerralla, ettei henkilö koe uupumista muun kiireen keskellä tai kyllästymistä valmennukseen.
TEIN ITSE JA SÄÄSTIN
Joskus tämä kannattaakin, myös valmennusten osalta. Jos valmennuksen teemana on yrityksen sisäiset esihenkilökäytänteet tai esimerkiksi yrityksen strategian jalkauttaminen, paras asiantuntija löytyy usein yrityksen sisältä. Lisäksi kannattaa hyödyntää yrityksen sisällä olevaa osaamista ja henkilöstön innostusta johonkin teemaan.
Kuitenkin jos puhutaan toimintamallien ja yrityskulttuurin muuttamisesta tai ryhmädynamiikan kehittämisestä, on hyvä hyödyntää ulkopuolista asiantuntijaa. Organisaation sisällä voidaan olla hyvin sokeita ongelmien perimmäisille syille. Ulkopuolisella valmentajalla on myös käytössään monipuoliset menetelmät ja työkalut sekä kokemus niiden toimimisesta vastaavanlaisissa organisaatioissa. Näiden kahden kombinaatio on myös mahdollinen. Sisäinen kouluttaja pitää tietyn osan valmennuksista ja ulkopuolista henkilöä hyödynnetään joissakin osissa valmennusta. Tämän edellytyksenä on tietenkin riittävän avoin vuoropuhelu suuntaan ja toiseen.
Jos valmentaja päätetään valita yrityksen sisältä, on hyvä muistaa resursoida aikaa riittävästi sekä valmistautumiseen että tulosten analysointiin. Ammattilaiseltakin yhden valmennuspäivän toteuttaminen vaatii helposti 2-4 lisäpäivää, jotta lopputulos on laadukas. Pahimmillaan huonolla valmistautumisella voi mennä hukkaan nopeasti kymmeniä henkilötyötunteja, jos valmentaminen ei tuota tulosta.
Ulkopuolisen kumppanin valinnassa on hyvä miettiä, minkälaisella taustalla oleva valmentaja sopii parhaiten. Samalta toimialalta saatu aiempi kokemus auttaa siinä, että valmentaja tuntee paremmin yrityksen arjen ja realiteetit, mutta voi kompastua antamaan kypsiä ja omasta mielestään hyviä kaloja ja kalastamaan opettaminen unohtuu. Vieraan toimialan tuntemus antaa varmasti enemmän uusia näkökulmia ja osaa aidosti kysyä tyhmiä kysymyksiä, mutta uskottavuus valmennettavien silmissä ja toimenpidesuunnitelmat saattavat olla liian kaukana todellisesta käytännöstä.
Ennen valmennusprosessia tai sen aikana pohditaan usein myös erilaisten arvioiden ja analyysien tekemistä. Usein tämä on hyvä integroida osaksi valmennuskokonaisuutta ja ulkopuolinen kumppani pystyy usein tarjoamaan näitä palveluita osana valmennuspakettia. Analyysi voidaan myös teettää ennen valmennusta yrityksen itsensä tekemänä, jos yrityksen sisältä löytyy analyysilisenssejä omaava henkilö. Lue lisää analyyseistä!
TARPEESTA TARJOUKSEEN JA PÄÄTÖKSEEN
Yksittäiset valmennuspäivät voivat olla hyödyllisiä ja tiettyyn tarpeeseen järkeviä, mutta jos valmennuksen tavoitteena on toimintamallien pysyvä muuttuminen, niin aikaa on varattava 1–
2 vuotta. Jonkun on hyvä olla säännöllisesti kulkemassa rinnalla ja patistamassa valmennettavia eteenpäin. Aiheesta ja toteutustavasta riippuen valmennustapaamisia olisi hyvä olla noin kuukauden välein. Liian pitkä väli aiheuttaa sen, että asia unohtuu ja kehittyminen pysähtyy. Liian nopeasti edetessä ihmisen mieli ei taas ehdi mukaan.
Valmennuspalveluita tarjoavia yrityksiä löytyy runsaasti. Hyvä idea on kysellä suosituksia kollegoilta tai muilta työtuttavilta. Pelkästään yritysten nettisivuja lukemalla ei oikein saa kunnollista kuvaa siitä, miten valmennukset ovat toimineet. Hienot korulauseet ja mainosloganit eivät takaa mitään. Mieti myös minkälainen toimija sopii parhaiten juuri teidän organisaatiollenne ja haluatko, että saatte laajan valmentajaverkoston vai yhden valmentajan, joka keskittyy juuri teidän valmennuksen toteuttamiseen.
Ole myös valmis käyttämään aikaa siihen, että tapaat useampia toimijoita. Keskustele, kuuntele ja haasta. Pyydä referenssejä ja konkreettisia esimerkkejä siitä mitä valmennuksissa tapahtuu, mitä menetelmiä ja työkaluja käytetään ja miten asioita viedään eteenpäin. Muista myös se, että pitkän valmennusprosessin aikana voi tapahtua monenlaista eikä kaikkia asioita kannata lyödä ennen valmennusta lukkoon. Myös valmennukseen osallistuville kannattaa antaa mahdollisuus kertoa, mitä asioita he haluaisivat siellä käsiteltävän. Ole myös valmis avartamaan omaa ajatteluasi ja kuuntelemaan uusia aiemmasta poikkeavia toteutusvaihtoehtoja.
Valmennusten hintahaitari on valtava. Jossakin raja menee jokaisella yrityksellä, mutta siltikin vaihtoehtoja jäänee useita. Hintaa ennemmin kannattanee miettiä lopputulosta: ”Minkä tahon uskot saavan aikaan eniten?”. Valitse taho, johon uskot. Hinta ei ole tae kumpaankaan suuntaan. Mikä on toiselle sopiva, ei sovi toiselle lainkaan. Tarjouksen sisältöön kannattaa myös kiinnittää huomioita. Mitä hinta pitää sisällään ja mitä laskutetaan erikseen tai toteutuneen mukaan.
KOHTI LOISTAVAA LOPPUTULOSTA
Varaudu, että organisaatiossasi kaikki eivät ole valmiita sitoutumaan kehitysprosessiin. Vaikka johdon mielestä valmennus olisi erittäin tärkeä ja toteutus mitä mainioin, on aina mahdollista, että joku kokee sen turhana, huonosti toteutettuna tai ainakin väärään aikaan aloitettuna. On hyvä pohtia jo etukäteen, kuinka toimia tällaisessa tilanteessa. Toisaalta pitkän valmennusprosessin aikana osallistujien tunteet vaihtelevat laidasta laitaan, joten alkuvaiheen vastustus voi vaihtua päätösvaiheen ylistykseen – ja päinvastoin.
On hyvä pohtia myös, halutaanko kehittää yrityksen ryhmiä ryhmän jäsenten vai esihenkilöiden kehittämisen kautta. Molemmissa on puolensa. Mutta pystyykö yksittäinen ryhmä kehittymään, jos kukaan muu ympärillä ei kehity. Kannattaa siis miettiä kohderyhmä tarkoin – valinta voidaan tehdä prosessin suunnassa, toimintojen suunnassa tai organisaatiokaavion suunnassa.
Varmista myös, että valmennuksen toteuttaja on ymmärtänyt yrityksenne tahtotilan ja tavoitteet valmennuksen osalta. Anna valmentajalla mahdollisuus tuoda omia näkemyksiään ja kokemuksiaan mukaan suunnitteluun. Käykää myös aktiivista vuoropuhelua valmennusprosessin aikana. Mitä on saatu aikaan ja missä vaiheessa tavoitteiden osalta mennään.
Niin tai näin, tukea ympäriltä on saatava tavalla tai toisella ja tämäkin on suunniteltava etukäteen. Lisäksi muun organisaation suuntaan on hyvä olla avoin siitä mitä asiaa valmennus koskee ja mikä sen tavoite on. Esimerkiksi esihenkilövalmennuksessa on erittäin hyödyllistä, että esihenkilö näyttää oman henkilökohtaisen kehittämissuunnitelmansa omalle tiimilleen. Tämä luo avoimuuden ilmapiiriä ja toisaalta myös motivoi esihenkilöä suunnitelman toteuttamiseen, kun se on kaikkien tiedossa. Valmennuksen päämäärä on myös hyvä olla osallistujien tiedossa ennakkoon. Jos tavoite on epäselvä niin, sinne on vaikea päästä hyvänkään valmentajan avulla.
Lue lisää:
Haluaisitko keskustella lisää meidän kanssamme?