Varmista uuden järjestelmän onnistunut käyttöönotto

TUKI UUDEN JÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖNOTOLLE

Työyhteisöissä otetaan jatkuvasti käyttöön erilaisia uusia järjestelmiä. Valitettavasti järjestelmät eivät muuta toimintamalleja, vaan ihminen haluaa toimia kuten aina ennenkin ja siitä seuraa yleensä hidas ja tehoton uuden järjestelmän käyttöönottoprosessi ja ikinä ei ehkä päästä sille tasolle kuin oli tarkoitus. Varmista tämän palvelun avulla järjestelmän onnistunut käyttöönotto jo ennen kuin kehitysprojekti edes alkaa!

Mitä aikaisemmin muutos käynnistyy, sitä aikaisemmin se päättyy!

Jokainen ihminen kulkee muutosprosessin läpi omaan tahtiinsa. Prosessi ei käynnisty käyttöönotossa vaan siitä hetkestä, kun ensimmäinen kuulee uudesta järjestelmästä.

Palvelun sisältö – 3 vaihetta

Vaihe 1: Muutoskyvykkyyden kartoitus – ennen päätöstä hankkia uusi järjestelmä

Jokaisessa toiminnossa ja organisaatiotasolla on omat huolensa – ja ne jäävät usein kuulematta-

Työntekijät: ”Taas uusi järjestelmä.” Huoli omasta työstä, osaamisesta , opettelusta ja lisätyöstä
Esihenkilö: ”Miten arki sujuu käyttöönoton aikana? Kuka tukee tiimiä ja kuka ehtii kouluttaa?”
Päälliköt ja johto: ”Mitä hyötyä saadaan ja milloin? Onko organisaatiolla kyky viedä muutos läpi? Mitkä ovat kustannukset, riskit ja mitattavat hyödyt?”

Jos huolia ei käsitellä, ne näkyvät myöhemmin vastarintana, viivästyksinä, laaduttomuutena ja päätösten venymisenä.

Lopputulos: Päätös lähteä muutosmatkalle tai pysyä nykyisessä toimintamallissa (ilman uutta järjestelmää) tehdään tiedolla, ei pelolla.

1. Vaiheen sisältö

Päivä 1 – Haastattelut

5–8 henkilöä organisaation eri tasoilta
45–60 min / haastattelu
Kuunnellaan kokemukset, odotukset ja huolet
Kysytään mielipiteitä – ei oleteta

Päivä 2 – Työpaja (3 h)

Haastattelutulosten purku yhdessä
Vahvuudet, heikkoudet, yhtenevät ja eriävät näkemykset
Mitä muutos vaatii – yhteiset linjaukset ja seuraavat askeleet

Vaihe 2: Muutosjohtamisen valmennus – käyttöönoton aikana

Varmistetaan nopea käyttöönotto halutulla tavalla.

Lopputulos: Jokainen sitoutuu tekemään parhaansa sovitun muutoksen eteen – ymmärtäen omat muutospelkonsa ja rajoitteensa. Esihenkilöt ymmärtävät, mitä muutoksessa ihmisille tapahtuu ja mitä on hyvä ymmärtää muutoksen johtamisessa.

2. Vaiheen sisältö

Yksi valmennuspäivä (8 h) · max. 15 henkilöä / ryhmä · 4 h ”kaikille” + 4 h esihenkilöille

”Kaikille”

Mistä muutoksessa on kyse? → ymmärrettävämpi muutos
Miten voin vaikuttaa muutokseen? → hallittavampi muutos
Vaikutukset työhön, osaamiseen, tavoitteisiin, arvostukseen ja arkeen → mielekkäämpi muutos
Muutoksen suunnittelu ja toteutustavat

Esihenkilöille

Muutosvastarinta: miksi ihminen vastustaa muutosta?
Osallistava vai pakotettu muutos?
Erilaisten ihmisten johtaminen muutoksessa
Muutosaallon eri vaiheet
Kun tunne ja järki kohtaavat –muutos toteutuu
Muutosviestintä

Vaihe 3: Valmennus käyttöönoton jälkeen

Nopea ongelmiin puuttuminen ja jatkuva parantaminen.

Harvoin muutos sujuu ongelmitta – ja ihminen ajautuu helposti takaisin vanhaan toimintatapaan.

Lopputulos: Kohdataan yhdessä tosiasiat. Tehdään näkyväksi onnistumiset sekä käsitellään ongelmat nopeasti. Estetään ajautuminen takaisin vanhaan ja mahdollistetaan jatkuva toiminnan parantaminen.

3. Vaiheen sisältö

4 h kaikille · max. 15 hlö / ryhmä

Miten muutos on mennyt?
- Tarkastellaan yhdessä, mikä on toiminut hyvin ja mikä huonosti.
Missä kukin on muutosmatkallaan?
- Ymmärretään yhdessä, missä vaiheessa muutosprosessia kukin ihminen on.
Mitä pitää vielä muuttaa?
- Käydään läpi konkreettiset asiat, joiden muutos on vielä kesken ja ymmärretään, miksi ne eivät tunnu mielekkäiltä muuttaa.